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汽车有限公司2011年行政办公室工作总结及2012年工作思路[5151doc]

汽车有限公司2011年行政办公室工作总结及2012年工作思路
作者:佚名 文章来源:文书文秘网 点击数: 更新时间:2011-12-25

  2011年,公司在“危机”中渡过,受国家宏观调控政策的影响,公司生产经营形势与往年比较下降明显,但在集团公司的正确领导下,在公司领导班子的带领下,在各部门的积极配合及大力协助下,行政办公室以实现集团提出的“二次创业”伟大工程为中心工作,进一步统一思想,提高认识,细化目标,强化措施,紧扣中心和行政办公室全年工作安排,围绕“参与政务、治理事务、搞好服务”的要求,团结一致,真抓实干,勤奋努力,使得工作稳步发展。行政办公室全体员工以高昂的工作热情和敬业的工作态度投入到办公室各项工作中,大家齐心合力从小事做起,从服务做起,进一步强化内部管理和提高后勤服务质量,为公司年度整体工作目标的实现发挥了应有的作用。现将行政办公室工作总结如下:


  一、精诚团结,共同协作


  行政办公室负责:对内对外接待,对上对下衔接,车辆保障勤务,绿化环境卫生,水电房屋维修,办公设备增减,资料档案管理等工作,做好办公室复杂的工作并能取得一定的成绩,必须需要办公室全体员工的精诚团结,共同协作才能达到。办公室全体工作人员虽各自从事的工作岗位不同,工作性质不同,但都能以公司大局为重,工作中相互支持,互相理解,生活中相互关照顾,都能以办公室工作为重,自觉注重工作方法,与各部室和谐配合,气氛融洽,工作顺利。每个人都能从工作的大局出发,从整体利益出发,互相帮助,以共同努力完成行政办公室各项任务为基础,做到有事大家一起上,有难大家一起扛,形成了一个和谐团结的处室,基本完成了各级领导安排给行政办公室的各项工作任务。


  二、分工明确,密切配合


  行政办公室工作繁琐、复杂,简单的说就是上传下达,内外协调,大事小事事事办。在2011年的工作中,我们加强了办公的规范化程序化工作,在文件的收发、接转电话、打字、复印、车辆调用、办公设备的增购、物品的领用方面都强调了程序和规范,使这些工作与上年相比都有所加强。


  1、在公文处理上,坚持从严、从精、及时、实效原则,严把时效关,力求达到传达信息准确、格式规范、准确及时。一年来,共收到各类集团公司及外来文件近100余件,严格按公文处理要求,都得到了及时传阅和办理并及时登记存档。制发各类文件、通知近60余件,做到了校对、审批、核发、登记等,纸质及电子文档并存的管理要求。未出现一起文号或传阅错误。


  2、在信函收发及电话转接上,2011年行政办公室因工作原因,文员工作岗位人员更换二次,但在工作要求上没有因为人员的变更而改变。全年共收发信函近1000余封,无论是快递、挂号、汇单、邮包、杂志、书刊、平信等,因登记细致,收发及时,从未出现任何差错。全年共接转电话10000余次,传真200余份,均因登记详细,转接及时未出现转接收发等错误而影响工作进展。


  3、印章使用与管理上,2011年集团公司加大了对所属各单位的用印管理,多次下文要求加大用印及印章的管理工作。根据集团公司要求,结合我公司实际情况,2011年上半年,对公司老式印章进行了清收上缴集团公司统一管理存档,并按集团公司要求刻制了新的防伪印章,并下发了印章用印及管理通知,建立健全了用印登记审批制度,所有用印必须经分综合管理部审批,分管领导核批后方可用印,并将用印审批表进行存档备查。建立了印章保管备案制度,并将备案表上交集团公司统一存档,人员变动时及时将变更信息更新后报集团公司备案,全年共用印近1000枚,均未发生未审批先用印现象,未发生因用印不当给公司造成任何损失事件。在印章的管理上比上年有了较大的改观,加大了用印审批力度,细化了用印手续,加强了印章管理力度。


  4、在会议室的使用管理上,公司二楼会议到主要用于公司领导办公会及对外重要客人会谈用,三楼大会议室主要用于公司中层以上干部会议及生产、质量等会议,会电教中心主要用于大型会议及公司内、外培训等,行政办公室在会议室的清洁上做到用后及时打扫,随时保持会议室的清洁卫生,会议室的卫生指定专人负责,办公室主任不定时进行检查,确保大、小会议的顺利召开,确保会议期间的茶水供给,全年共召开大、小各类会议近200余场,未因会议室分配或管理不当而影响会议召开的现象。


  5、在办公用品使用与管理上,办公室在办公用品采购上严格按公司下发的计划指标采购,采取部门本月底申报下月采购计划方式,没有申报计划的部门,办公室不预采购。采购回的办公用品严格按计划领取,杜绝了超计划指标采购的现象发生,全年经行政办公室采购的办公用品!!!!元,即保证了各部门正常办公需求,又控制好了计划指标。


  6、在通信费使用与管理上,固定电话的配置上以公司部门为依据,原则上每个部门配备一部电话,特殊情况经分管副总批准同意后方能办理,固定电话费用指标严格按公司年初下达的计划批标执行,行政办公室每月将固定电话使用费用情况在公司内网中公布,对超计划指标的部门及时进行告示,全年固话费用指标为不含销售公司共81960元,实际使用费用为64267元,指标内节约17693元。手机指标费用均未超年初计划指标。


  7、在固定资产及耗材管理上,制度耗材费用指标,细定消耗用品使用数量。办公室对公司办公固定资产进行了再次彻底地梳理,做到家底清、制度细,并且借鉴其他单位资产治理经验,结合公司实际,制定下发了细致、可行的《办公用品采购管理办法》,进一步明确了部室、职工的责任,使公司固定资产治理到人,责任到人。达到固定资产价格范围的办公用品如电话、复印机、传真机、打印机等,根据使年限,采购年限进行清理,更新时必须达到规定的使用年限才能更新,严格采购制度,杜绝在非招标单位采购,新增或更新办公设备时必须以报告的形式向主管部门及领导申报审批,未经审批的一律不行采购,并严格按审批标准在招标单位进行采购。同时严格控制日常办公消耗用品使用数量,认真统计办公用品日常领用情况并核定使用量,厉行节约,作好管家,节省一张纸、一支笔,用好每一分钱。全年办公耗材总指标为69600元,实际使用32670元,全年节约耗材费用36930元。


  8、在网络信息管理工作上,从2005年华威公司搬住开发区时的20多台电脑,到现在的150多台电脑,5年时间电脑台数增加了近10倍,网速从过去的几兆提高到现在的20兆,这说明公司对网络办公的支持与投入力度可想而知。2011年6月份,公司又投入6万余元对OA办公系统软件进行升级,升级后的用户量可增加到500人,传递速度及稳定性上有了明显的提高。10月份对公司供应链用友软件进行升级,投资近3万元新购置了联想服务器,增加了资料的储存量,提高了软件运行速度,同时也提高了工作进度。全年共投入信息化改造资金近20余万元,更新办公用电脑20余台,对公司内、外网电脑进行了全面的检修与清理,全面提高了电脑运行速度,增加了工作效率。全年共排除内、外网故障及电脑故障1000余次,并按集团公司信息安全要求,结合我公司实际情况,先后制定了《办公用计算机管理规定》、《网络安全管理规定》等十几项管理

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